小学生托管教育培训机构活动现场执行的12个流程

2019-10-30 15:26:47 疯狂龙博士 15

做活动执行的人都知道,现场执行相当繁琐,刚开始接触活动执行,一般都从打杂开始,具有丰富经验的人安排具体工作,做过所有执行环节的人才能指挥整个现场工作,但还是难免有所遗漏。

以下这份清单,出自PR公社执行副总王江华 Ark之手,拥有13年的PR行业经验,这份清单包含12个流程,103个关键项,希望能为主办方们提供思路,或查漏补缺,将活动执行完美落地。

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活动前期-布场

一、场地主沟通清单

有人说活动场地决定了30%的活动效果,所以主办方要格外了解场地的情况。

1. 确定布场的时间;

2. 确定货车通行的时间;

3. 确定电源位置及用电量;

4. 确定客梯、电梯位置;

5. 确定VIP室面积、座位、人数;

6. 确定签到台、展示区位置、面积;

7. 确定座椅数量、摆放位置(首排离舞台4m)形式(课桌或剧院);

8. 确定地台数量、水台、茶歇位置;

9. 确定网络接口位置;

10. 确定场灯位置和调试方法;

11. 确定空调温度、讲台位置及高度;

12. 确定场地方布展负责人;

13. 确定指示牌、条幅、停车场位置。

二、搭建公司沟通清单

要和搭建人员充分沟通,清晰地描述想要呈现的样子,体现出这场活动应有的颜值。

1. 示意外协公司货物通道入口、货梯位置;

2. 定好舞台、主背板位置,测量好前后距离;

3. 签到背板位置、展示区位置合理规划;

4. 示意展览公司指示牌、活动展架、条幅位置;

5. 示意展览公司搭建安全注意事项;

6. 示意展览公司灯架及投影仪、追光位置;

7. 示意展览公司动力电源位置及用电量;

8. 示意展览公司搭建安全注意事项。

三、物料检查清单

活动中的物料相当繁杂,除了制作管理物料的清单外,还需制定以下行动计划。

1. 时时检查布展进度和布展质量;

2. 及时纠正出现的问题;

3. 搭建好音响设备后,尽快挑选音乐;

4. 接收客户提供的物资;

5. 将物资存放到VIP室;

6. 利用这段时间分装资料、礼品;

7. 检查所有活动道具;

8. 看好物资,谨防会虫。

四、搭建检查清单

在搭建完成后,用此清单来进行质量检查。

1. 检查所有展览物品,文字、LOGO、画面有无错误;

2. 按照来宾行进路线,逐一检查沿途展览物品;

3. 条幅一定要绷直;

4. 活动展架不要出现立歪、立斜、立不住的情况;

5. 触摸展示区、展台不能有灰尘;

6. 背景板要求平整、干净、光滑;

7. 舞台地毯要求平整、无污渍;

8. TRUSS架不要遮挡视线;

9. 出现以上情况,统统返工。

五、串场清单

AV设备体现了整个活动声光电的效果,开场前需要进行以下调试。

1. 讲一下视频、灯光、音响流程;

2. 准备好视频素材并检查有无问题;

3. 按照标准流程串场(客人签到时的场景),没有主持人时由负责人替代;

4. 试听并选择合适的音乐;

5. 选用合适的灯光;

6. 视频不流畅重新播放;

7. 严格纠正配合不协调的行为;

8. 注意每个环节的灯光是否协调;

9. 站在讲台上检查,面光不能刺眼;

10. 注意讲台高度是否适合。

活动前期-彩排

六、彩排清单

提前彩排非常重要,现场情况无法预测,彩排可以避免90%的大坑。

1. 通知需要彩排的人员按时到位;

2. 确认灯光、视频、音响是否调试到位;

3. 确认道具是否准备就位;

4. 主持人如果不能来,就需要寻找资深人士充当;

5. 安排几名志愿者充当嘉宾、礼仪;

6. 安排搬运道具的劳动力和场灯控制员;

7. 所有人员就位后,跟大家讲明彩排的流程和注意事项;

8. 至少两次全过程彩排;

9. 重点环节单独开小灶;

10. 最后,开始你的表演吧!

七、执行分工清单

让活动执行组人员各司其职,像一个齿轮一样转起来。

1. 彩排结束后,安排人员看管物资,尤其是礼品和展示区的设备;

2. 确认人数,提前预定好午餐;

3. 抽出时间检查各个区域展览物品是否到位、完好;

4. 确认签到物资是否准备妥当;

5. 确认礼仪、摄像、摄影、演艺人员、主持人到达时间,到达后立刻进行会前沟通,礼仪必须进行简单彩排;

6. 确认嘉宾名单有无更改,如有更改立即告诉主持人;

7. 礼仪换好服装后,提前30分钟上岗;

8. 确认VIP室茶水准备情况;

9. 还剩一点时间,去趟卫生间,然后休息一会吧!

活动中期-开始

八、会议签到清单

会议签到是一场活动的面子,一定要做到:高效、体面、周到。

1. 安排媒介和客户工作人员、礼仪负责签到;

2. 安排客户专人接待VIP人员;

3. 安排礼仪给VIP人员佩戴胸花;

4. 会前再次确认嘉宾名单有无变化;

5. 展示区人员到位,给来宾做讲解;

6. 礼仪人员引导来宾入场并示意往前排就坐;

7. 各单位工作人员到位。

九、住宿签到注意事项清单

1. 住宿签到需工作人员提前领取房卡,并按住宿名单分配;

2. VIP房需提前检查物资配备情况,原则上应安排视野最好的房间;

3. 普通来宾房间吧台食物及饮料提前全部撤出;

4. 普通来宾房间上网服务和收费电话服务提前取消,未经客户负责人确认不予开通;

5. 住宿签到时发放胸卡、活动日程、房卡、礼品,会议资料应在会议签到时发放。

十、活动中注意事项清单

1. 会中,安排场地方服务生看守大门,来宾进出为其开关大门;

2. 安排工作人员持手电引导迟到来宾入场就座;

3. 会前提示来宾将手机置于振动或静音状态;

4. 与客户确认会议开始时间,提前5分钟,礼仪将VIP人员引导至会场就座;

5. 会议开始,通知各单位各就各位;

6. 场灯灭、音乐起、追光打出,主持人上场;

7. 会中各环节提醒各单位注意相关工作;

8. 提醒场地方提前15分钟将茶歇准备好;

9. 茶歇结束后,用手持扩音器引导来宾重新入场;

10. Q&A时安排媒介搬桌子、板凳、递送麦克风;

11. 会后专访提前准备好房间,礼仪引导VIP进入专访会议室。

十一、撤展工作清单

撤展时,将完美进行到底。

1. 重要嘉宾离场时,安排专人按电梯;

2. 来宾全部撤离后,现场开始撤展;

3. 嘱咐外协人员撤展时注意安全,不得损坏场地方设备;

4. 与场地方进行结算,一一核对账单明细;

5. 提醒客户清点物资,将客户需要的物资打包核对后返还客户;

6. 我方物资清点打包带回公司;

7. 检查有无来宾及客户丢失物品。

活动后期-善后

十二、活动善后清单

1. 收集、冲印相关影像资料;

2. 撰写场地方及相关外协感谢信;

3. 提交客户满意调查表;

4. 撰写活动总结报告;

5. 结算相关费用;

6. 提交相关资料。

活动没有标准的模板,每一场活动都有自己的特点,以上这十二份清单,仅供主办方们学习参考,希望主办方在工作中,不断完善自己的‘清单’,使每场活动都能完美落地。