疯狂龙博士艺术培训机构的教务管理应该怎么做?

2019-09-16 17:52:34 疯狂龙博士 1

相信很多培训机构都有这样的经历:节假日前后,家长为了跟孩子一同过假期,往往会选择把在培训机构报的课程申请调课或是请假,等假期过后,家长又纷纷给孩子及进行补课申请。

一两个家长这样做倒也没什么,问题就在于,多数家长都这样做,这无疑给学校的工作增加了很多麻烦,随着学员的请假调课补课人数增多,机构的教室、老师等教学设施的利用,以及其他学员的排课安排都会大大受影响

而上面所描述的情况主要是由教务人员来处理的。教务管理工作并不轻松,艺术培训机构同样如此。机构的产品和服务,主要是通过教务教学传递给家长学员的,教务服务可以说是培训机构产品交付和利润转化的关键点。

艺术培训机构的教务管理工作复杂在哪儿?很多教务人员都会说排课、调课、课时费计算、请假、补课、考勤等等。其实,对于艺术培训机构来说,每到节假日前有很多学员集中调课,这给教务人员的工作带来了很多麻烦。

老师、教室、教学设施等资源的利用等都会影响到教务老师排课工作的进行。教务人员在面对如此工作量巨大的工作时,若无法梳理好工作的每一个环节,可能造成的影响都是巨大的:

1.招生困难,没有方法,入学率低;

2.工作人员执行力度不够,没有系统的管理模板;

3.财务工作出错率高,无法及时反映财务报表,影响管理层下决策;

4.教务工作繁多,如:排课、排班、选课、销课等,导致教学质量大幅度下降;

5.家校沟通不及时,导致家长对结构缺乏认可,续班率下降。

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艺术培训机构的教务管理具体应该怎么做呢?

一、艺术培训机构的在读学员人数(项目数)和专职教师的比例超过60:1的时候,就应该考虑使用教务了;

二、艺术培训机构每月家长投诉率持续上升时,要考虑教师管理、更换或者是否该使用教务了;

三、一家艺术培训机构的兼职教师所带的学员人数(项目数)超过100人时,要考虑使用教务;

四、艺术培训机构教务岗的升学续费绩效可参考销售部门的业绩提成比例;

五、艺术培训机构的教务岗的培训需要和市场销售部同步;

六、艺术培训机构可以考虑用教务岗取代前台文员岗;

七、教务管理工作最大的难点之一就是“有效沟通”,所以要给教务岗实用有效的沟通工具,例如:ERP学习图文推送或班级微信群的管理模板,这些可以有效外化课程共性优势的方式。可以免去教务反复和家长沟通共性问题的时间,规避了专业学术问题沟通难度,从而给教务更多的机会去解决家长的个性化问题,提升教学服务满意度;

八、教务岗一定要做家长回访工作,不论是电访、线上沟通还是当面沟通,都需要定时定量地去完成,很多对机构发展最有用的反馈和声音,不一定是授课教师接收到的,往往都是教务老师在大厅或者家长休息区和爸爸妈妈爷爷奶奶们聊出来的,家长对教务不会心存芥蒂,对任何不满意或者有疑惑的地方,最不抗拒交流的是教务。

所以教务身上背负着重要的使命,那就是不断收集家长的意见和建议,及时反馈给机构,让培训机构在每一步运营计划中,都能以外部的真实信息为设计基础,相信会带来意想不到的收获;

九、教务岗在培训机构可以起到纽带的作用,与学术岗相比,他们最大的优势便是比教师拥有很多与家长面对面的时间,因为孩子在上课,家长在等待,孩子下课,家长要带孩子离开,加上一个班级很多人,所以和教师沟通时间有限。

同理,教务和销售、市场、行政等其他部门当面接触的时间也会相对丰富一些。教培机构中有一些介于部门之间的工作内容,这些工作不会很繁琐,但往往会让大家不被重视遗忘掉或者因无法判定工作范畴而导致无人执行,教务岗恰好能够起到有效传达沟通的作用,例如:中心物资申报、访客登记表交接、兑换学员礼品等等。

有计划地设置教务部门,合理制定教务部门的工作内容,运营过程中持续回收工作数据并不断给予管理工具,会为艺术培训机构的发展带来巨大的惊喜!